Schadenbearbeitung
Vertrauensschäden
Für die Vertrauensschadenvorsorge der Notare in Deutschland hat der Notarversicherungsfonds - wie generell für versicherungsrechtliche Fragen der Notarkammern - eine zentrale Stellung. Die Notarkammern haben die Bearbeitung der Schadenmeldungen zu ihren Vertrauensschadenversicherungen dem Notarversicherungsfonds übertragen. Der Notarversicherungsfonds prüft jeden gemeldeten Vorgang, in dem ein Notar in Deutschland die Verursachung eines Vertrauensschadens vorgeworfen wird, und sichert so eine gleichmäßige Behandlung der Schadenfälle.
Daneben dient die beim Notarversicherungsfonds gebündelte Zuständigkeit auch dazu, die verschiedenen Regulierungsmöglichkeiten der Vertrauensschadenvorsorge effektiv und ohne Abstimmungsverluste wahrzunehmen. Die Schadenbearbeitung durch den Notarversicherungsfonds reicht von der Aufklärung des Sachverhalts über ggf. nötige Regulierungsverhandlungen und die Regulierungsentscheidung bis zur Abwicklung der Regulierungszahlung. Zur Sachverhaltsaufklärung holt der Notarversicherungsfonds Informationen bei der Notarkammer, dem Notar, dem Notariatsverwalter, den Beteiligten, bei Gerichten und Behörden ein.
Über eine Regulierung aus Mitteln der Vertrauensschadenversicherung der Notarkammer entscheidet der Verwaltungsrat des Notarversicherungsfonds im Einvernehmen mit der zuständigen Notarkammer. Sodann unterbreitet er dem Versicherer einen entsprechenden Vorschlag. Die endgültige Regulierungsentscheidung liegt beim Versicherer. Über den Einsatz eigener Mittel entscheidet der Notarversicherungsfonds allein. Durch die Zuständigkeit des Verwaltungsrats bringen erfahrene Notare ihre Fachkompetenz und Kenntnis der notariellen Praxis in die Entscheidung ein.
Im Fall einer Regulierungsentscheidung übernimmt der Notarversicherungsfonds die weitere Abwicklung. Nachdem die Geschädigten Ersatzansprüche gegen den Notar und sonstige Beteiligte in Höhe des Regulierungsbetrags abgetreten und die Beteiligten die zur Erledigung nötigen Abfindungserklärungen unterzeichnet haben, veranlasst der Notarversicherungsfonds die Auszahlung der Regulierungsmittel durch den Versicherer oder aus seinem Vermögen.
Haftpflichtschäden
Im Haftpflichtbereich betreut der Notarversicherungsfonds für die Ländernotarkasse Leipzig den Vermögensschaden-Haftpflichtversicherungsvertrag, den sie als Gruppenvertrag gemäß § 113 Abs. 3 Nr. 3 BNotO für die Notare der Notarkammern Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen unterhält. Der Notarversicherungsfonds bearbeitet alle nach dem 01.09.2007 verursachten Schadenfälle dieser Notare. Ebenso wie bei Vertrauensschadenmeldungen umfasst die Schadenbearbeitung durch den Notarversicherungsfonds bei Haftpflichtschäden die Sachverhaltsaufklärung, die weitere Kommunikation mit dem Versicherer und einen Entscheidungsvorschlag. Anders als bei Vertrauensschäden bearbeitet der Fonds die Schadenmeldungen zum Haftpflichtversicherungsvertrag der Ländernotarkasse aber lediglich in seiner Geschäftsstelle, ohne dass der Verwaltungsrat des Fonds oder die Notarkammer in die Schadenbearbeitung einbezogen sind.
Der Notarversicherungsfonds betreut die Notarkammern in den Gruppenanschlussversicherungsverträgen nach § 67 Abs. 3 Nr. 3 BNotO. Dieser Bereich ist betroffen, wenn potentielle Schadensersatzansprüche den Mindestversicherungsbetrag von € 500.000,00 in der Basishaftpflichtversicherung der Notare gem. § 19 a Abs. 3 Satz 1 BNotO übersteigen.
Darüber hinaus unterstützt der Notarversicherungsfonds im Haftpflichtbereich die Notarkammern und ihre Mitglieder bei der Vorbeugung gegen häufiger auftretende Schadenursachen, die durch die gebündelte Bearbeitung der Schadenfälle bekannt werden.
Urkundenverlust
Parallel zur Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs haben die Notarkammern dem Notarversicherungsfonds die Aufgabe übertragen, bei Schäden auch die Unauffindbarkeit von notariell errichteten Papierurkunden ohne rechtliche Verpflichtung eine freiwillige Leistung zu ermöglichen. Über die Leistung entscheidet der Verwaltungsrat des Notarversicherungsfonds.
Die freiwillige Leistung bei einem Schaden durch Unauffindbarkeit einer Papierurkunde beträgt maximal € 500.000.00 je Urkunde und € 1 Mio. je Kalenderjahr. Sie setzt voraus, dass der Schaden nicht durch eine Pflichtversicherung nach § 19a BNotO oder § 67 Abs. 3 Nr. 3 BNotO gedeckt ist. Eine solche Deckung wird regelmäßig dann bestehen, wenn die Urkunde aus der Verwahrung eines amtierenden Notars abhandengekommen ist. Weitere Leistungsvoraussetzung ist es, dass der Geschädigte nicht auf eine andere zumutbare Weise Ersatz verlangen kann. Eine solche anderweitige Ersatzmöglichkeit kann u.a. vorliegen, wenn der Urkundenverlust durch Drittereignisse verursacht wurde und der Schaden über die Sachversicherung des Notars gedeckt ist.
Ist zwar die Papierurkunde nicht mehr auffindbar, aber eine elektronische Fassung im Elektronischen Urkundenarchiv gespeichert, wird keine Leistung erbracht. Schließlich ist die Leistung in der Regel ausgeschlossen, wenn der Geschädigte den Sachverhalt dem Notarversicherungsfonds später als drei Jahre anzeigt, nachdem er vom Urkundenverlust und dem Schaden Kenntnis erlangt hat.